Александр Назайкин. Книги, лекции и семинары

Структура делового письма

Поиск по сайту:

۩ На главную

□ Видеоверсия лекции

□ Текстовая версия лекции

Видеоверсия лекции А. Назайкина "Структура делового письма"

(готовится к публикации)

Текстовая версия лекции А. Назайкина "Структура делового письма"

Как правило, деловое письмо состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения. Внутри этих частей могут быть разделы, пункты, подпункты и абзацы.

Вступление делового письма

Во вступлении можно выделить такие элементы, как заголовок, обращение и изложение основных вопросов письма.

Заголовок

Заголовок находится в верхней части письма и начинается с предлога «о» («об») и коротко передает суть текста. Адресат по заголовку должен понять, о чем оно.

Например: «О согласовании новых цен», «О совместной конференции», «О результатах сотрудничества» и т.д.

Обычно заголовок делается не более 2 строк.

Обращение

Письмо без обращения не воспринимается как уважительное или доставленное по адресу и может быть проигнорировано. Обращение же по имени (имени и отчеству) подчеркивает уважение к личности человека и вызывает у него расположение, заинтересованность к прочтению информации. Отсутствие обращения может быть истолковано как нарушение делового этикета и пренебрежение к адресату.

Не стоит писать «Уважаемый директор!» или «Дорогой коммерческий представитель». Более правильным будет лично обращение, в котором использована вежливая форма «уважаемый». Например, «Уважаемый Иван Петрович!» «Уважаемый г-н Стокман!», «Уважаемая Лидия Федоровна»!» и т.д.

Также в обращении принято указывать звание адресата или его профессию. Например, «Уважаемый профессор…», «Глубокоуважаемый министр…» и т.д.

К президенту обращаются следующим образом: «Ваше Превосходительство Господин Президент!», «Глубокоуважаемый Господин Президент!», «Господин Президент!»

При обращении к служителям церкви также есть свои формулировки: «Всечестнейший Отец Петр!», «Всесветлейший Отче!», «Высокопреосвященный Владыка Митрополит!» и т.д.

Как правило, первое слово обращения пишут с большой буквы и с абзаца, а заканчиваю восклицательным знаком.

При печатании обращение выравнивается по центру.

Изложение основных вопросов

После обращения, в тексте излагаются основные вопросы, которым посвящено письмо. Так, могут быть описаны факты, события, обстоятельства, которые повлекли написание письма. Также могут быть приведены ссылки на нормативные документы, акты, инструкции и т. д. Обязательно указывается цель или причина составления письма.

Если данное письмо первое в переписке, то в самом начале следует представиться, указать свою организацию, чтобы адресат понимал, с кем он имеет дело.

Если данное письмо не первое в переписке, то его следует начать с вежливой ссылки на последнее полученное от партнера письмо. Тем самым абоненту дается понять, что письмо получено и дальнейшее общение строится с учетом всей необходимой информации.

Обычно во вступлении используются такие фразы, как:

«Мы рады приветствовать столь известную компанию…»,

«Для нас является большой частью…»

«Настоящим письмом сообщаем…»

«Доводим до Вашего сведения…»

«Согласно нашей договоренности…»

И т.д.

Основная часть делового письма

В основной части раскрывают содержание, суть письма. Здесь кратко приводятся все необходимые факты, имена, цифры, описываются события, ситуации, проблемы, представляются доказательства, анализ, прогнозы.

Заключение делового письма

В заключении письма приводится просьба или предложение, логично вытекающие из описанного в основной части.

Также в заключении содержится краткое резюме, подведение итогов. Используются такие слова, как «надеемся», «уверены», «просим», «выражаем свою признательность» и т.д.

Здесь же может говориться о прикрепленных к письму приложениях.

В заключении присутствует формула вежливости, наименование должности. Также может содержаться посткриптум.

Формула вежливости

Письмо заканчивается словами благодарности за сотрудничество и выражением надежды на его продолжение. В связи с этим в заключении используется так называемая формула вежливости – слова «С наилучшими пожеланиями», «С надежной на долговременное и взаимовыгодное партнерство», «С уважением» и др.

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись». Она печатается с абзаца, отделяется от наименования должности запятой.

Наименование должности

В зависимости от того, как должность прописана в нормативно-правовых документах организации, наименование должности пишется с прописной или строчной буквы.

Если письмо оформляется на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

Постскриптум

После подписи в деловом письме может быть размещен постскриптум (P.S.). В нем обычно делается приписка, касающясяся какой-то дополнительной или косвенной информации по сути письма.

Реквизиты официального письма

Значительную часть информации несут реквизиты письма. В них входят:

– государственный герб (для государственных предприятий), располагающийся посередине бланка или слева над серединой строки с названием организации;

– логотип или эмблема организации, располагающиеся рядом с названием организации;

– изображения государственных наград, располагающиеся в верхнем левом углу или по центру;

– код организации (учреждения, предприятия);

– код документа по ОКУД (если имеется);

– полное наименование организации (учреждения, предприятия), располагающиеся вверху слева;

– почтовый, телеграфный, электронный адрес;

– номер телефона; факса, телетайпа;

– номер счета в банке, располагающийся в верхнем левом углу;

– дата (день, месяц, год), записываемые, в основном, словесно-цифровым способом на бланках слева вверху на специально отведенном месте, не на бланке – под текстом слева (например: 1 мая 2016 года);

– индекс документа;

– ссылка на индекс и дату входящего документа;

– адресант с указанием названия учреждения и структурного подразделения в именительном падеже, наименования должности и фамилии – в дательном. Сведения об ученом звании, ученой степени (можно в сокращенном виде) указывают перед фамилией;

– подпись;

– печать (не обязательно);

– фамилия, имя, отчество отправителя.

Более подробную информацию на эту тему можно найти в книге А. Назайкина «Современные копирайтинг. Как создавать тексты для литературы, кино, рекламы, СМИ, деловых коммуникаций, PR и SEO»

 Хочешь стать настоящим копирайтером? Пройди обучение на программе профессиональной подготовки «Современный копирайтинг» и предъяви работодателю высокие профессиональные навыки! А также диплом МГУ имени М.В.Ломоносова…

См. также:

۩  ▲

© Цитирование и перепечатка материалов с данного сайта разрешены только с указанием авторства и источника: Александр Назайкин – www.nazaykin.ru