Александр Назайкин. Книги, лекции и семинары

Оформление делового письма

Поиск по сайту:

۩ На главную

□ Видеоверсия лекции

□ Текстовая версия лекции

Видеоверсия лекции А. Назайкина "Оформление делового письма"

(готовится к публикации)

Текстовая версия лекции А. Назайкина "Оформление делового письма"

В России требования к оформлению документации изложены в ГОСТе Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Основные требования по оформлению текста делового письма

Основные современные требования по оформлению текста делового письма:

– для делового письма используется стандартный белый лист формата А4;

– используется одинаковый стандартный шрифт (как правило, Times New Roman, кегль 12);

– витиеватые, сложные шрифты не используются;

– текст печатается через полтора – два интервала;

– ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 20 мм;

– абзац начинают с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля;

– желательно избегать переноса слов;

– исправления и помарки исключены;

– письмо печатается только на одной стороне листа;

– все страницы, кроме первой, нумеруются (арабскими цифрами);

– номера страниц проставляют посередине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края;

– возле цифр не ставят никаких пометок;

– если письмо состоит из нескольких листов, то с бланком идет только первая страница, все последующие – на чистых листах;

– исключено отправление письма, написанного через копировальную бумагу (такое письмо будет расценено как проявление неуважения к адресату).

Стоит иметь в виду, что требования к оформлению деловых писем на разных языках могут отличаться.

На восприятие текста, конечно, влияют бланк и конверт делового письма.

Бланк

Бланк является составной частью фирменного стиля организации.

Как привило, для текста делового письма используют фирменный бланк, на котором имеется логотип (эмблема) организации, ее полное название, почтовые адреса, телефоны, банковские реквизиты.

Выделяют два типа бланков писем: продольные, когда реквизиты размещаются вверху бланка, и угловые, с угловым размещением также вверху бланка.

Бланки могут быть изготовлены печатным или копировальным способом. Для электронных писем также разрабатываются свои компьютерные бланки.

Вполне допустима подготовка делового письма и не на бланке. В таком случае обязательно привести всю содержащуюся в бланке информацию.

Конверт

Деловые письма можно рассылать в стандартных почтовых конвертах. Однако у уважающих себя компаний есть собственные конверты, которые, как и бланки, являются составной частью фирменного стиля.

На фирменном конверте обычно в сокращенном виде повторяются те же сведения, что и на бланке.

Если письмо не является личным, то на конверте указывается должность адресата. В таком случае вскрыть конверт может его помощник или заместитель. Если письмо является личным, то на нем после фамилии указывается «лично» (private, personal, confidential).

Серьезные деловые письма, содержащие сведения о крупных сделках, переводах больших сумм и т.д., пересылают по почте или курьером именно в фирменном конверте, но не по факсу или электронной почте.

Более подробную информацию на эту тему можно найти в книге А. Назайкина «Современные копирайтинг. Как создавать тексты для литературы, кино, рекламы, СМИ, деловых коммуникаций, PR и SEO»

 Хочешь стать настоящим копирайтером? Пройди обучение на программе профессиональной подготовки «Современный копирайтинг» и предъяви работодателю высокие профессиональные навыки! А также диплом МГУ имени М.В.Ломоносова…

См. также:

۩  ▲

© Цитирование и перепечатка материалов с данного сайта разрешены только с указанием авторства и источника: Александр Назайкин – www.nazaykin.ru